Mejores prácticas para envíos de correo electrónico

En QuestionPro queremos ayudarte a realizar los envíos de tus encuestas por correo electrónico de forma eficaz.

Sin embargo, no podemos garantizar que los servidores de correo de tu empresa acepten nuestros correos electrónicos para realizar el envío de tu encuesta, ya que las empresas tienen diferentes algoritmos y políticas en cuanto a lo que se considera SPAM y lo que no.

Por ello, antes de realizar algún envío desde QuestionPro, es muy importante que leas con cuidado la siguiente información, ya que esto te permitirá mejorar significativamente la probabilidad de que tus envíos lleguen de manera correcta a tus destinatarios.

En la actualidad, los proveedores de correo electrónico están incrementando los requisitos de seguridad y solicitan más validaciones para poder entregar nuestros correos.

Uno de estos tiene que ver con la política DMARC. Al momento de realizar el envío de una encuesta, entre las opciones de remitente de email puede aparecer el mensaje "DMARC policy is failing" ¿Qué significa esto?

El DMARC es una autenticación del correo electrónico, política y protocolo de información que indica qué deberá pasar con los correos enviados en caso de no cumplir con el SPF y DKIM.

Un registro SPF es un tipo de registro del Servicio de Nombres de Dominio (DNS, por sus siglas en inglés) que identifica qué servidores de correo están autorizados a enviar un correo electrónico en nombre de tu dominio.

El propósito de un registro SPF es evitar que los spammers envíen mensajes con direcciones “From” falsificadas en tu dominio. Es decir, el SPF es una especie de registro donde tú validas que conoces a determinada empresa, por ejemplo, QuestionPro.

El DKIM por otra parte, es una especie de acuerdo donde a través de una llave, se valida que la empresa externa (QuestionPro) envíe correos a nombre de tu empresa.

Sin DKIM y SPF añadidos, deberemos revisar la política DMARC establecida por el emisor, es decir, tu empresa. Puede ser una de las siguientes:

• None (Ninguna): No existe una restricción de su parte, se envía.
• Quarentine (Cuarentena): Tardaremos en enviar el email y lo entregaremos en la carpeta de spam del destinatario.
• Rejected (Rechazado): No enviaremos nada

Los proveedores de correos electrónicos como Microsoft, Gmail, Yahoo, etc. tienen políticas de seguridad muy estrictas para evitar malas prácticas, como lo son:

Consiste en mandar un correo electrónico con algún enlace mediante el que buscan engañar a las personas para que compartan sus credenciales de algún tipo de cuenta y así hacer uso indebido de dichas cuentas.

Se considera SPAM cuando una persona o compañía nos envía correos electrónicos con información no solicitada para informarnos sobre alguna campaña, producto o servicio.

Aquí otros consejos para que tus encuestas no caigan en SPAM.

Consiste en la suplantación de identidad de una persona o compañía al enviar información engañosa como si fuera dicha entidad la que la envía, con el fin de dar una persuasión negativa de dicha compañía.

Para evitar incurrir en alguna de las malas prácticas de envíos de correo electrónico que puedan afectar la llegada de tu encuesta a tu lista de destinatarios, te recomendamos seguir estos pasos:

Lo primero que tenemos que hacer es asegurarnos de que los correos electrónicos que cargamos en las listas de QuestionPro tienen consentimiento explícito para recibir nuestro correo electrónico.

Si enviamos correos a personas que no lo solicitaron es muy probable que tu correo sea calificado como spam. Esto es muy delicado, ya que de rebasar el umbral permitido de SPAM en tu cuenta, esta podrá quedar indefinidamente bloqueada para hacer envíos, como lo indican nuestros términos y condiciones.

Ya que contamos con una lista de correos “certificados” podemos pasar al siguiente paso, que consiste en añadir la configuración SPF de QuestionPro a tu dominio:

Recuerda que este proceso se debe llevar a cabo por el equipo de TI de tu empresa.

Una vez agregado el SPF, te sugerimos solicitarle a tu ejecutivo de cuenta que te apoye indicándote más a detalles como poder continuar con el proceso para agregar una llave DKIM, un método de autenticación de correo electrónico diseñado para detectar suplantación de identidad.

La llave DKIM permite al receptor verificar que un correo electrónico que proviene aparentemente de un dominio específico fue autorizado efectivamente por el propietario de ese dominio, con lo que puede evitar las direcciones de remitentes falsas en los correos electrónicos, una técnica que se usa a menudo en phishing y spam.

Es importante tomar en cuenta que, si utilizas diferentes dominios para hacer envíos, cada uno de estos dominios tengan agregados los SPFs de QuestionPro y se haya creado una llave DKIM para cada uno de ellos.

El no hacer esto, hará que la entrega de nuestros correos electrónicos difícilmente alcance la bandeja de entrada.

En resumen, necesitamos configurar estas opciones para que nuestro email de remitente y QuestionPro cuenten con todos los permisos necesarios para poder validar que no estamos incurriendo en ninguna suplantación de identidad.

Si no deseas realizar los pasos mencionados anteriormente, también puedes configurar SMTP, ya que esto hará que el envío salga desde tu servidor y los proveedores de correos electrónicos no tengan que validar los permisos de envío desde QuestionPro, pues el servidor que enviará el correo será el tuyo.

En el siguiente video te mostraremos cómo realizar a detalle la configuración de SMTP:

Cualquier duda o comentario, no dudes en contactar a tu asesor de cuenta o escríbenos en nuestro chat online.